Le guide de l’équipe de mise en œuvre de Dynamics 365 FnO pour les clients finaux

Pour orchestrer une mise en œuvre réussie d’un ERP, il est crucial d’examiner attentivement la structure de l’équipe de projet Dynamics 365. Cette configuration permet de naviguer dans les complexités de la gestion du changement et de tirer parti de l’expertise interne et externe pour favoriser un environnement constructif pour la réalisation des projets [1].

La structure de l’équipe de projet Core Dynamics 365

Pour une mise en œuvre réussie de Dynamics 365, il est crucial de comprendre la structure de l’équipe de projet principale. L’équipe comprend différents rôles, chacun étant essentiel à la réussite du projet :

Comité directeur : ce niveau comprend des parties prenantes de haut niveau telles que les DSI, les CFO et les dirigeants responsables de la planification et des approbations globales [4].
Équipe principale du projet : présente des rôles pratiques, notamment des chefs de projet, des consultants et des utilisateurs clés [4].
Parrain exécutif : offre leadership et conseils [4].
Chef de projet de mise en œuvre : supervise l’exécution du projet [4].
Architecte de solution : conçoit l’architecture de la solution [4]
Consultant Fonctionnel : Configure la solution [4].
Consultant technique : personnalise le système [4].
Test Lead : gère les processus de test [4].
Super utilisateur : aide aux opérations quotidiennes après la mise en œuvre [4].

Niveaux de support :

Premier niveau : géré par les super utilisateurs au sein des unités commerciales [5].
Deuxième niveau : géré par un service d’assistance interne [5].
Troisième niveau : une petite équipe interne Dynamics 365 [5].
Quatrième niveau : partenaires externes ou équipe informatique interne [5].
Cinquième niveau : Microsoft ou un ISV pour les problèmes liés aux logiciels ou services standards [5].

Cette structure garantit que, de la prise de décision stratégique au support technique, tous les aspects de la mise en œuvre de Dynamics 365 sont couverts, en adéquation avec les besoins et les objectifs de l’entreprise [2].

Équilibrer les expertises internes et externes

L’équilibre entre l’expertise interne et externe est essentiel pour qu’une mise en œuvre de Dynamics 365 s’aligne sur les objectifs commerciaux et obtienne des résultats optimaux. Voici les stratégies clés pour assurer une équipe équilibrée :

Tirer parti des connaissances et des compétences internes :

Utiliser la compréhension du personnel interne des processus et de la culture de l’entreprise [2].

Encourager le partage de connaissances entre les équipes internes et les consultants externes pour favoriser la collaboration [7].

Intégrer une expertise externe :

Engagez des consultants expérimentés et des partenaires Microsoft pour leurs connaissances spécialisées dans la connaissance des produits Dynamics 365, l’analyse des écarts d’ajustement et la méthodologie logicielle [7].

Utiliser des ressources externes pour la conception de l’intégration et de la migration, en garantissant une transition en douceur et en minimisant les risques [7].

Focus sur la formation et l’adoption :

Donner la priorité à l’adoption et à la formation des utilisateurs pour maximiser la productivité et l’utilisation des logiciels [2] [7].

Mettre en œuvre un mélange de ressources de formation internes et externes pour couvrir efficacement tous les aspects de la suite Dynamics 365 [7].

By integrating the strengths of both internal teams and external experts, organizations can navigate the complexities of Dynamics 365 implementation, ensuring a system that is not only technically sound but also deeply integrated with the business’s operational needs and goals.

Focus sur la formation et l’adoption

La formation logicielle d’entreprise (CST) est primordiale pour le succès de la mise en œuvre de Dynamics 365, offrant des avantages tels qu’une productivité accrue, une réduction des erreurs, un retour sur investissement amélioré et un meilleur moral des employés [9]. Les fonctionnalités essentielles lors de la sélection d’un logiciel de formation des employés incluent :

Programme d’études complet et apprentissage pratique : garantit que les utilisateurs acquièrent une expérience pratique [9].
Support post-formation continu et personnalisation : répond aux besoins d’apprentissage individuels et s’adapte à l’évolution des processus métiers [9].
Analyses et rapports : surveille les progrès et identifie les domaines à améliorer [9].
Capacités d’intégration : facilite un apprentissage transparent dans l’environnement Dynamics 365 [9].

Click Learn se distingue comme une solution privilégiée, offrant une suite complète qui nourrit les talents, accélère la productivité et favorise une culture d’apprentissage continu [9].

Les méthodologies de formation jouent un rôle essentiel dans l’amélioration de l’adoption par les utilisateurs de Dynamics 365. Ils comprennent:

Macro Learning : fournit une large compréhension des fonctionnalités de Dynamics 365 [11].

Microlearning : se concentre sur des tâches ou des fonctionnalités spécifiques pour un apprentissage rapide [11].

Microapprentissage contextuel : offre des conseils dans l’application, facilitant l’apprentissage dans le contexte de travail réel [11].

Ces méthodologies, associées à une formation et un support sur mesure, créent une culture CRM qui encourage l’adoption par les utilisateurs par le biais de récompenses et de reconnaissance, améliorant considérablement la productivité et la collaboration tout en réduisant les tickets d’assistance [12].

Support post-implémentation et amélioration continue

Une fois le système Dynamics 365 mis en service, l’accent est mis sur le support post-implémentation et l’amélioration continue pour garantir que le système reste efficace et aligné sur les objectifs de l’entreprise. Cette phase comprend :

Surveillance : le suivi régulier de l’utilisation du système et des mesures de performances pour identifier et résoudre rapidement les problèmes potentiels garantit le fonctionnement fluide et efficace du système[13].

Maintenance : Il est crucial de maintenir le système sécurisé et à jour. La gamification du processus de maintenance peut encourager la participation active et l’engagement de l’équipe, rendant les tâches de routine plus agréables et moins corvées [13].

Optimisation : affiner continuellement le système pour une meilleure efficience et efficacité. Organiser un hackathon ERP peut être un moyen innovant d’impliquer l’équipe dans la recherche de solutions créatives pour améliorer les performances du système [13].

Amélioration continue : encourager les membres de l’équipe à soumettre des idées d’amélioration du système et mettre en œuvre les meilleures suggestions favorise une culture de l’innovation et une croissance continue. Cela améliore non seulement le système, mais engage également l’équipe en valorisant sa contribution [13].

Ces stratégies garantissent que le système Dynamics 365 répond non seulement aux besoins actuels de l’entreprise, mais qu’il est également adaptable et évolutif pour répondre aux demandes futures, évitant ainsi les pièges courants tels que les fonctionnalités redondantes, les fonctionnalités sous-utilisées ou les temps de déploiement prolongés [1]. De plus, une stratégie de mise en œuvre bien planifiée qui comprend une migration, une configuration et une personnalisation appropriées des données aide à identifier et à atténuer les risques potentiels, garantissant que le système s’aligne sur les objectifs et les processus commerciaux spécifiques pour des performances optimales [1] [9].